El Arte de Saber gestionar. Consejos de éxito probado para la Dirección y Administración de Empresas.
El concepto y la noción de gestión, se extiende hacia el conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestión es también la dirección o administración de una compañía o de un negocio.
¿Cuál sería el objetivo básico de cualquier gestión? Efectivamente, conseguir los mejores resultados del área, tema o trabajo que estés realizando, así de simple. Y ahora me preguntarás: ¿Vale, y como lo consigo? ¿Qué proceso debo seguir para alcanzar mis metas? La respuesta es…, siguiendo una buena planificación y gestión. En este sentido te voy a recomendar unos pasos y principios que deberás ir cumplimentando y todo ello te llevará a conseguir tus metas.
Es muy muy importante que tengas claro todo lo que voy a explicarte. Estos pasos sirven para cualquier tipo de organización, empresa o área concreta que quieras mejorar. (Si tienes alguna duda, no dudes en escribirme y responderé a tus inquietudes)
PRIMER PASO. Seguro que en más de una ocasión has leído eso de misión, visión y valores, en la empresa. ¿Y tú, sabrías definirlos en tu organización?. No se trata de una declaración de intenciones, se trata de una declaración que explique claramente, quienes sois, quienes queréis ser en un futuro y que valores y principios éticos son vuestra guía de actuación. Tanto clientes como con compañeros, sean directivos o empleados, deben tener claros estos conceptos, esto generará confianza. Dicho de otra manera, todos sabrán quien eres, donde quieres llegar y cómo quieres ser para llegar allí. Todo esto conformará tu MARCA.
La misión podrías definirla contestando preguntas como: ¿Qué hacemos?, ¿Cuál es nuestro negocio?, ¿A qué nos dedicamos?, ¿Cuál es nuestra razón de ser?, ¿Quiénes son nuestro público objetivo?, ¿Cuál es nuestro ámbito geográfico de acción?, ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?, ¿Qué nos diferencia de nuestros competidores?
La visión debe ser motivadora, alcanzable y realista. ¿Qué quiero lograr?, ¿Dónde quiero estar en el futuro?, ¿Para quién lo haré?, ¿Ampliaré mi zona de actuación?
Los valores, son la base de la cultura y filosofía de vuestra organización, son principios éticos en los que creemos firmemente. Los principios son reglas o normas que orientan la acción de las persones para hacerlas más humanas, más verdaderas y a la vez estimulan el crecimiento personal. ¿Cómo somos?, ¿En que creemos? Ejemplos de valores:
Respeto. En toda acción e intención, en todo fin y en todo medio, trata siempre a cada uno – a ti mismo y a los demás- con el respeto que le corresponde por su dignidad y valor como persona.
Integridad. Compórtate en todo momento con la honestidad de un auténtico profesional, tomando todas tus decisiones con el respeto que te debes a ti mismo. Te harás merecedor de la confianza de los demás como buen profesional.
Utilidad y eficiencia. Elige siempre aquella actuación que produzca el mayor beneficio para el mayor número de personas.
Aplica estas pautas en tu propia definición sobre la misión, visión y valores de tu empresa u organización.
SEGUNDO PASO. La estrategia. Es decir, el conjunto de líneas y de trazados de los pasos que se deben llevar a cabo, teniendo en cuenta factores como el mercado o el cliente, consolidando las acciones y haciéndolas efectivas. Te presento un buen ejemplo de 8 puntos a desarrollar en el Plan Estratégico:
El punto y objetivo de partida es crear un modelo de organización basado en la confianza, el liderazgo, la comunicación, la participación, la integración, la flexibilidad y el trabajo en equipo.
1.- Objetivos del marco Estratégico:
- Aumentar la cifra de negocio un % en un periodo de X años.
- Situar el beneficio neto de la empresa en un % sobre las ventas.
- Profesionalizar y situar la empresa entre las primeras de su sector.
2.- Análisis de Situación Externa e Interna y Tendencias:
Utiliza la matriz de análisis DAFO. Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades. En cada uno de estos 4 apartados realizaremos un listado con los principales factores que podremos explotar y mejorar.
Situación externa. Conductas de clientes, competencia, cambios del mercado, tecnología, economía, etcétera. Cuidado porque son incontrolables por la empresa. Oportunidades, representan una ocasión de mejora de la empresa y con posibilidad de ser explotados. Amenazas, pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa. (Competencia, legislación, cambio de hábitos en el mercado). Detecta las amenazas y conviértelas en oportunidades.
Situación interna. Financiación, marketing, productos, organización, etc.
Fortalezas. ¿Qué ventajas tenemos respecto de la competencia?, ¿En qué somos especialistas? ¿Qué recursos de bajo coste tenemos disponibles?, ¿Cuáles son nuestros puntos fuertes en producto, servicio, distribución o marca?
Debilidades. ¿Tenemos productos que nos diferencien del resto?, ¿Qué perciben nuestros clientes como debilidades?, ¿En qué podemos mejorar?, ¿Qué evita que nos compren?, ¿Tenemos falta de financiación?
3.- Ejes de Actuación Comercial.
- Técnicas de ventas y potencial de vendedores con que contamos.
- Portafolio de productos atractivo y con el que el cliente identifique sus necesidades.
- Conocimiento profundo y posibilidades de nuestros productos por parte de los comerciales.
- Contemplar la figura de venta indirecta.
4.- Ejes Estratégicos Globales.
- Plan Financiero sin impactos negativos en la empresa.
- Aumentar el valor de la empresa de forma continuada.
- Crecer de forma rentable.
- Reducir los Costes.
- Desarrollar y actualizar permanentemente los sistemas de información para la gestión.
- Dotar e implantar una estructura de personas óptima para crecer de forma rentable y sostenible en el tiempo.
- Desarrollar un Plan Empresa Vivo a 3/5 años.
- Desarrollar Planes de Formación y reciclaje Anuales.
- Motivar y fidelizar a todas las personas que forman nuestra organización.
- Mejora continua en procesos.
5.- Estrategia con los Clientes.
- Implantar una cultura de orientación al cliente.
- Conocer profundamente al cliente.
- Aumentar la relación con el cliente.
- Conocer especialmente sus necesidades y problemas.
- Mejorar la satisfacción del cliente.
- Fidelizar y desarrollar nuevas posibilidades con nuestros clientes.
- Generar confianza.
6.- Fuentes de Crecimiento.
Aquí también necesitaras realizar 2 listados, uno interno y otro externo. Ejemplo:
Interno. Nuevos clientes, Actuales, Nuevos servicios, Mayor eficiencia presupuestaria, Nuevos productos con valor añadido, Nuevas Tecnologías, Optimización de la Mano de Obra, etc.
Externo. Adquisiciones, Alianzas Estratégicas, Nuevos Mercados, Externalizaciones, venta indirecta, etc.
7.- Cuadro de Cifras de Previsión Financiera con objetivos realistas a 5 años vista.
Esto te ayudará a visualizar tus objetivos y metas, a la vez que te mostrará las desviaciones de los mismos.
Implementa un cuadro simple, de fácil lectura, que como mínimo indique para cada año: La cifra de ventas, el Margen Bruto, el Ebitda, el Bai y el Beneficio Neto. A partir del 2º año coloca debajo de cada cifra su % correspondiente al aumento o disminución respecto al año anterior. (Si el % es negativo aplica soluciones urgentes).
8.- Claves de éxito.
Entre otras posibles, estas pueden ser: Productos que abran puertas por su rentabilidad, buena gestión, optimizar recursos financieros y humanos, I+D+I, colaboraciones estratégicas, especialización en un sector o línea de negocio y confianza en las personas que forman tu organización.
TERCER PASO. La cultura, o lo que es lo mismo el grupo de acciones para promover los valores de la empresa en cuestión, para fortalecer la misma, para recompensar los logros alcanzados y para poder tomar las decisiones adecuadas.
14 puntos considerados como básicos para conseguir la transformación necesaria de la empresa, aplica los que se ajusten a tus necesidades. Estos principios resultan útiles en cualquier nación, tipo de empresa de fabricación o de servicios grande o pequeña e incluso para una división de una empresa u organización.
1.- Crear constancia para mejorar el producto y servicio, con el objetivo de ser competitivos, mantenerse en el negocio por medio de la innovación, la investigación, la mejora continua y el mantenimiento. Este primer principio es válido y lo seguirá siendo de por vida, pues la mejora en productos y servicios nunca acabará. Se dice, que hoy día la I+D ya se ha convertido en I+D+I, Investigar, Desarrollar e Innovar de forma permanente.
2.- Adoptar una nueva filosofía. Hoy día se tolera demasiado la mano de obra deficiente y el servicio poco atento con el cliente. Necesitamos una nueva religión en la cual los errores continuados y el negativismo resulten inaceptables, ya que en el fondo, esconden costes ocultos contenidos en los reprocesos y estos se destacan en el cálculo de los costes totales de la calidad. La mejora continua del trabajo global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.
3.- Dejar de depender de la inspección y el control en masa. La calidad NO proviene de la inspección, sino de la mejora del proceso. La inspección NUNCA se elimina, simplemente se hace innecesaria, lo cual se logra por el crecimiento profesional del personal, y por el control de sus procesos mediante gráficas de control.
4.- Acabar con la práctica de hacer negocios teniendo como base únicamente al precio. Los departamentos de compras suelen funcionar siguiendo la orden de buscar al proveedor de menor precio. El coste de un producto no es el precio de compra sino el precio de uso. Estudia la rentabilidad y coste de los productos. Hay dos cosas importantísimas en cualquier negocio: Saber COMPRAR y Saber VENDER.
5.- Mejorar constantemente y siempre el sistema y metodología de producción y servicio. La mejora y el proceso no es un esfuerzo que se realiza una sola vez, siempre ha de ser tratada como un ente vivo que debe evolucionar. ¿Cómo?, mediante el uso de la política de calidad, objetivos de la calidad, resultados de las auditorías, análisis de datos, acciones correctoras y preventivas y la revisión por la dirección. Es muy duro conseguir un producto o servicio de máxima calidad, pero cuando lo consigues y te posicionas en el mercado, prácticamente se vende solo, y son tus propios clientes quien mejor lo publicitan.
6.- Implantar la formación. Capacitar permanente a trabajadores y supervisores en sus propios procesos. La organización debe asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo éstas contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.
7.- Adoptar e implantar el liderazgo. La tarea del supervisor no es decirle a su personal qué hacer, ni amenazarla ni castigarla, sino dirigirla. Dirigir supone ayudar al personal a hacer un mejor trabajo y aprender mediante métodos objetivos quién necesita ayuda individual. Desarrollar líderes a todos los niveles es obligación del líder superior, eliminando el temor, a veces tan extendido de que si son mejores terminarán echándole a él. Los líderes son la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un adecuado ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a implicarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización. El éxito de un líder es el éxito de sus subordinados.
8.- Acabar con el miedo. Muchos empleados temen hacer preguntas o asumir una posición, aun cuando no comprendan cuál es su trabajo, ni qué está saliendo bien o mal, por lo tanto, seguirán haciendo las cosas mal o sencillamente no las harán. Las pérdidas económicas a causa del temor son terribles. Para garantizar mejor calidad y más productividad es necesario que las personas se sientan seguras. Hay que facilitar la comunicación interpersonal.
9.- Derribar las barreras entre departamentos. Muchas veces los departamentos o las unidades de la empresa «compiten» entre sí o tienen metas que chocan entre sí. No trabajan como un equipo para resolver o prever sus problemas, y peor aún, la consecución de metas de un departamento puede causarle problemas a otro. Lo importante es la empresa y no un departamento en concreto, debe existir absoluta comunicación interdepartamental y así sumar y no restar resultados globales. Es fundamental el trabajo en equipo. Cualquier departamento será más fuerte con la ayuda y experiencia de los otros.
10.- Mejorar la inversión en hacer estudios profundos de los procesos y en conocer las necesidades reales de los clientes. Algunas empresas certificadas bajo ISO 9001, abusan de la palabra ISO, como si esto fuera lo realmente importante, olvidándose de la mejora continua de la calidad en procesos producción y servicios. La teoría sin la práctica no sirve de nada.
11.- Eliminar los objetivos numéricos para la dirección. Las cuotas solamente tienen en cuenta los números, no la calidad ni los métodos. Generalmente son una garantía de ineficiencia y alto costo. La persona, por conservar el empleo, cumple la cuota a cualquier costo, sin tener en cuenta el perjuicio de imagen para su empresa. Se alcanzan las metas y nadie analiza por qué; no se alcanzan y tampoco se analiza, se amonesta, en el siguiente mes se alcanzan para luego caer de nuevo. Una nueva meta sin un nuevo método no cambia el proceso. Los premios y castigos no mejoran procesos.
12.- Eliminar las barreras que privan a la personas de estar orgullosas de su trabajo. La gente desea hacer un buen trabajo y le mortifica no poder hacerlo. Con mucha frecuencia, los supervisores mal orientados, los equipos defectuosos y los materiales imperfectos obstaculizan un buen trabajo. Es preciso superar esas barreras o desmotivaremos al empleado. Las personas no cometen errores a propósito, actúan dentro de lo que el sistema les permite, el fallo está en el sistema, no en las personas. Fallos en la selección, en la inducción, en la formación, en el hecho de reconocer los logros, en estudiar las causas del fallo, en la ausencia de procesos de mejora continua. Algunas personas con la sana intención de democratizar las empresas quieren involucrar a los empleados en la definición de la Misión y Visión de la empresa, pero no están dispuestos a escuchar sugerencias en la mejora de sus propios procesos. La participación es la forma de hacer más valiosa a una persona.
13.- Estimular la educación y la automejora en todo el personal. Tanto la dirección como la fuerza laboral tendrán que formarse en los nuevos métodos, entre ellos el trabajo en equipo y las técnicas estadísticas. Este principio es un complemento del número 6 sobre la capacitación. Este es más referido a lo que se conoce como «Formación y Desarrollo de Competencias», lo cual depende de la visión de la empresa, de los objetivos para alcanzarla, de las nuevas formas de poder competir, de los nuevos procesos a desarrollar, de los nuevos comportamientos del personal a todos los niveles, en resumen, del cambio cultural que la empresa requiere.
14.- Actuar para lograr la transformación. Para llevar a cabo la misión de la calidad, se necesitará un grupo especial de la alta dirección con un plan de acción. Los trabajadores no pueden hacerlo solos, y los directivos tampoco. La transformación no llega sola, la dirección debe tomar la decisión de querer hacerlo. Para lograr la transformación debe suceder algo más que llamar al consultor, y nombrar al «representante de la gerencia», significa comprometerse y ser ejemplo. El mejor consultor nunca sustituye a un mal gerente.
CUARTO PASO. La ejecución. Que consiste en la toma de decisiones.
Para tomar una decisión, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución. En algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para estos casos, es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema.
¿Cómo generar información e ideas que faciliten una decisión?. Para generar gran cantidad de opciones es necesaria creatividad. Existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas (Brainstorming).
Muchas empresas se apoyan en los resultados de las tormentas de ideas, además del habitual estudio de mercado, a la hora de tomar decisiones estratégicas. Es por esto que cada vez están surgiendo más programas software y herramientas vía Internet que permiten a las empresas realizar sesiones de lluvia de ideas con sus empleados, clientes o con el público en general.
Otra técnica. La Retroalimentación (feedback). Evaluación de los resultados obtenidos, el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intención de recabar información, a nivel individual o colectivo, para intentar mejorar el funcionamiento de una organización o de cualquier grupo formado por seres humanos. Para que la mejora continua sea posible, la realimentación tiene que ser pluridireccional, es decir, tanto entre iguales como en el escalafón jerárquico, en el que debería funcionar en ambos sentidos, de arriba para abajo y de abajo para arriba.
Personalmente he tenido oportunidad de aplicar esta metodología con buenos resultados, espero que a ti también te ayude o te aclare ciertos conceptos que en ocasiones están explicados de una manera demasiado técnica.