10 Ideas para mejorar la Gestión Directiva del día a día. 6

Dirígete a ti mismo de forma más eficiente y aumentarás las posibilidades de éxito. Mentalízate, la eficiencia debe liberarte no oprimirte, estadísticamente las personas generalmente muy creativas son también muy organizadas y esta habilidad se adquiere fácilmente mediante técnicas y métodos que mejoran el rendimiento.

1.-MEJORA LA CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN, tratamos con personas, dirigimos, damos instrucciones, recomendamos, tomamos decisiones que implican a personas bajo nuestra responsabilidad, (Colaboradores, clientes y proveedores). No estamos solos. Comunicar de forma persuasiva significa darle tanta importancia a lo que se dice como a la manera de decirlo. Pon atención a los siguientes puntos:

• Preocúpate por que los demás te escuchen y no porque te oigan.
• No hables con un tono demasiado bajo.
• Modula la voz, no duermas a tus oyentes, grábate y escúchate para mejorar.
• Expresa entusiasmo en tu exposición, eleva la voz de cuando en cuando en los mensajes más importantes.
• Haz preguntas relacionadas con tu exposición a tus interlocutores de tanto en tanto para verificar que te siguen.
• Utiliza frases cortas, piensa lo que vas a decir y no hables por hablar. No sobrecargues de información sin explicar claramente lo que estas expresando, hablando deprisa.
• Habla claro, ten en cuenta a quien tienes delante y utiliza los tecnicismos imprescindibles.
• En conversaciones delicadas debes tener tacto y estar atento a las reacciones emocionales, debes tener empatía y sugerir que te propongan soluciones a estudiar.
• Presta atención al lenguaje no verbal, el de los demás y el tuyo propio, que tus gestos y posturas sean acordes a la conversación (En otro artículo desarrollaré este importante tema).
• Sé un buen oyente y escucha activamente, deja que la otra persona haga su exposición y no interrumpas.
• Sé paciente y atento con quien te habla, quizás no se exprese tan bien como tú. Pide amablemente que te explique algo que no te ha quedado claro, demostraras interés.
• Practica y hazte un experto en resumir en 3 frases los mensajes que quieres que lleguen a los demás.

2.-REUNIONES

Se calcula que en el mundo se celebran unos 70 millones de reuniones diarias. En contra de lo que piensa la mayoría de la gente, rara vez se convocan para tomar decisiones y si para exposiciones de habilidades, reparto de trabajo y apoyo mutuo de los participantes, por otro lado, frecuentemente se producen enfrentamientos y en otras muchas ocasiones la gente es reacia a hablar, porque temen a las críticas o que desacrediten las nuevas ideas. Más adelante hablare de cómo debe hacerse un buen trabajo en equipo, del que todo el mundo habla, pero pocos aplican en realidad. Ahora, os daré unas mínimas indicaciones para sacar más partido a las reuniones o comités de trabajo.

• Piensa que quieres conseguir particularmente con tu intervención, define tus objetivos.
• Lee atentamente el orden del día y los documentos base de la reunión. Busca información adicional sobre aquello que más te interese y prepara bien tu intervención.
• Analiza bien y entérate quien va a participar en la reunión, intenta saber su predisposición hacia los temas que te afectan.
• Maneja con inteligencia tus emociones para sacar el máximo partido a la reunión. Si eres agresivo en una exposición (cosa infrecuente), adopta rápidamente un tono conciliador con cualquier persona que responda con agresividad, esto desarmara a tu “adversario”. Muéstrate generalmente moderado.
• Mantén siempre el entusiasmo, si resistes una larga reunión manteniendo fresco tu entusiasmo, encontraras el momento en el que puedas introducir tu idea clave y ganar tu objetivo.
• Ten paciencia, escucha al resto de personas, analiza quien está de parte de quien, prepara tu propio argumento y elige el momento de exponerlo.
• Prepárate preguntas que puedan hacerte, prepara también tus preguntas a los demás, se astuto. Determinadas preguntas pueden retrasar decisiones hasta manejar más información del tema que se trate.
• Recuerda que si entras a una reunión sin un objetivo personal, saldrás de la misma sin ningún éxito personal.

3.-El arte de vender. Como decía Shakespeare, “Sé auténticamente tú mismo”, cualquier cliente o persona a la que pretendas vender un argumento que no te creas lo detectara rápidamente.

Ahora bien, existen principios básicos para adornar tus talentos naturales que ayudan a vender.

• Consigue que la gente vaya diciendo SI a tus exposiciones y tu haz lo mismo en las réplicas, a un NO es muy difícil darle la vuelta.
• No se te ocurra discutir o tener una pequeña disputa con alguien a quien quieres vender algo, perderás siempre.
• Aunque la adulación no conduce a nada, empleada en pequeñas dosis, con tacto e inteligencia ayuda a vender mucho, “que le vamos a hacer”, es así.
• Escucha a tu interlocutor con la máxima atención, los vendedores experimentados saben que es más importante escuchar que tener mucha labia, aprende a guiar la conversación para que el otro se explaye.
• Sonríe, está comprobado psicológicamente, una sonrisa natural puede convencer.
• Recuerda que el nombre de una persona, es para ella el sonido más dulce e importante de su idioma, no lo olvides.
• Demuestra con tus palabras que conoces lo que “vendes” y que tú mismo lo comprarías, poniéndote al otro lado de la conversación.
• Haz competitivo a tu producto o servicio mostrando la eficiencia y rentabilidad que puede suponer su adquisición.

4.-La toma de decisiones. Si tuviera que resumir en una palabra las cualidades que hacen a un buen director, diría que todo se reduce a la capacidad de decisión. Puedes gestionar de maravilla todos los recursos del mundo, recopilar toda la información necesaria, realizar los mejores planes estratégicos, pero al final hay que actuar y decidir.

El mejor sistema para tomar decisiones importantes lo invento Benjamin Franklin, hace unos doscientos años, el análisis de “pros” y los “contras”. Así de sencillo, se trata de elaborar dos listas enfrentadas que no ocupen más de una hoja.

Confecciona con pocas palabras cada pro y contra que pueda surgir sobre la situación a analizar. Debe ser una lista sincera y realista, no un análisis incompleto para auto-justificar tu decisión previamente tomada, para esto no hace falta ningún método.

Una vez acabada esta lista, podrás tomar una decisión que se ajustara y justificara tus objetivos o fines determinados.

Alguien dijo una vez, “No existe mayor soledad, que la toma de decisión final de un alto directivo responsable”.

5.-Gestiona eficientemente el tiempo. Parece mentira pero solo el 20% de lo que hacemos a lo largo del día es realmente productivo, el 80% es superfluo por no decir una pérdida de tiempo mal aprovechado.

Todos tenemos unos hábitos y rutinas diarias desde que suena el despertador hasta que volvemos a meternos en la cama. Además salvo imprevistos, que también deben prevenirse, sabemos cuál es la agenda diaria. Sin embargo, si no planificamos correctamente los tiempos, el día se nos va, dejando temas abiertos que se dilatan a lo largo de la semana.

Corta de raíz con esa improductividad y marca tiempos para dedicar a cada tarea. Realiza un listado con tus actividades ordinarias y proponte cerrar todos los temas pendientes y enquistados en el tiempo. No te cargues demasiado la agenda, pero intenta seguirla a rajatabla y no olvides marcarte intervalos de pequeños descansos cada hora aprox.

Utiliza tu valioso tiempo con inteligencia y no permitas que te perturben, llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones imprevistas no urgentes, etc., etc. Cada una de estas actividades debe tener su horario determinado y prefijado.

Márcate un tiempo para cada una de las tareas diarias ineludibles y maneja tú el tiempo, no dejes que él te maneje a ti, acabaras estresado y lo que es peor con la sensación de tener demasiadas cosas pendientes. Particularmente prefiero madrugar, “dos horas ganadas al día son un tesoro por la noche”. Por otro lado, a las 7 AM rara vez te interrumpen con llamadas o visitas a tu despacho. Puedes leer, escribir y planificar el resto del día con tranquilidad y productividad.

6.-Generar Ideas (palabras mágicas). Las ideas no caen del cielo, Arquímedes, Einstein, Newton, todos ellos llevaban mucho tiempo trabajando, investigando y reflexionando hasta dar con sus famosos principios o formulas. El propio Thomas Edison dijo: “El genio es un 1% inspiración y un 99% transpiración”.

El sentido básico de cualquier idea es, que dé respuesta a una pregunta o demanda concreta. Por eso, es importantísimo realizar un análisis profundo del problema o cuestión, en muchas ocasiones, una buena definición del problema lleva a las preguntas correctas y a las soluciones e ideas adecuadas. Este es el primer acto creativo, la definición del complejo problema que hay que solventar.

Para que al final surjan las ideas, plantéate el enfoque con perspectiva, sé preciso en el análisis y subdivídelo si es necesario, redúcelo a dos frases identificativas. Concreta tu meta, consigue todos los datos posibles y que sean objetivos. Se minucioso en tu análisis e investigación y finalmente elabora varias soluciones posibles. Trabajando, trabajando y trabajando es como surgen las ideas.

7.-La Cretividad. Cosa distinta aunque relacionada es la creatividad. Existen muchas técnicas para estimular la creatividad y merecería otro artículo aparte. Yo te voy a sugerir un par, el pensamiento lateral y la caja de ideas.

El cerebro está divido en dos hemisferios, el izquierdo realiza el pensamiento lógico vertical (funciones como matemáticas, lenguaje, análisis, deducción, lógica, razonamiento etc.), el derecho el pensamiento creativo lateral (funciones como, imaginación, color, música, ritmo, ensoñación, etc.), si queremos creatividad debemos estimular la parte derecha del cerebro, como, con el pensamiento lateral. Ejemplo:

El pensamiento vertical; elige, busca lo que está bien, una cosa deriva directamente a la otra, se centra en la pertinencia y se mueve en las direcciones probables.

El pensamiento lateral; cambia, busca lo que es distinto, da saltos premeditados sin enlazar deducciones, recibe con agrado instrucciones casuales, explora cosas poco probables, cruza ideas, da libertad al pensamiento, se deja influir por estímulos o ideas externas, utiliza analogías.

La caja de ideas, no es otra cosa que efectivamente una caja donde se van introduciendo todo tipo de ideas encontradas al azar, artículos, entrevistas, fotos, pensamientos, trabajos o presentaciones chocantes, que algún día puede servirte de estímulo por su originalidad. No se trata de copiar nada, se trata de utilizarlo como estímulo generador de creatividad. Créeme, sencillo pero efectivo.

8.-El Brainstorming. Qué es y cómo se hace.

El primer seguidor fue J. Geoffrey Rawlinson, el brainstorming es la lluvia o tormenta de ideas, también definida como la presentación acrítica de ideas. Es una forma de conseguir un gran número de ideas de un grupo de personas, en poco tiempo. El propio Rawlinson generó más de 1200 ideas en tres horas para un fabricante de alimentos de gallinas, una idea cada 11,3 segundos. No se trata de que nosotros entremos en libro Guinness, pero sí de saber utilizar este fantástico método de generar ideas en las reuniones o a título individual.

Como se hace. Hay dos principios indispensables, no elaborar juicios críticos hasta después de la generación de ideas, esto permite elaborar más en poco tiempo, después ya se enjuiciaran y dos, la cantidad genera calidad, cuantas más ideas, más probabilidades de llegar a la mejor solución.

Normas para la lluvia de ideas:

• La crítica destructiva es tabú. Las ideas han de aceptarse o no, no deben juzgarse ni hacer que algún participante se sienta ridículo (esto sería el principal inhibidor de la creación).
• Bienvenida la espontaneidad, cuanto más mejor, se trata de inventar.
• Buscar combinaciones y mejoras, además de contribuir con sus propias ideas, los participantes pueden mejorar las de otros y combinar dos días que den como resultado una tercera.
• No pormenorizar. Las ideas se expresan y se registran, no se explican ni se defienden.
• No pasar por alto lo que es obvio. A veces lo más lógico y obvio es lo mejor y puede mejorarse.
• No tener miedo a repetir. Es normal repetir, recuerda no criticar.
• El objetivo es la cantidad. Cuantas más ideas se generen más posibilidades hay de hallar la correcta.
• EL tiempo dedicado debe ser 40 minutos máximo.

La criba y evaluación de las ideas. Una vez expuestas todas las ideas, debemos ser agiles para desechar las que no merezcan la pena ser estudiadas o analizadas y no perder el tiempo, para ello nos preguntaremos: ¿Es realmente nueva? ¿Es adecuada y práctica? ¿A quién implicara? ¿A quién molestara? ¿Cuánto costara? ¿Cuánto ahorrara? ¿Necesitara una evaluación más formal y trabajar sobre ella? Si tu idea pasa por todo este tamiz, defiéndela con entusiasmo, probablemente has tenido una idea brillante que será un éxito para ti y para tu empresa.

9.-Los siete componentes de la eficiencia personal

Hay siete componentes que te permitirán maximizar tus capacidades, tu potencial y tu éxito, dirigiéndote a ti mismo y a los demás de forma más eficiente.

Análisis. Esencial para tomar decisiones, solucionar problemas, comunicarte, administrar el tiempo y estudiar a los demás.

Desarrollo. Desarrollar aquellas habilidades que puedes mejorar, comunicación personal, presentaciones, creatividad, técnicas de venta, comunicación escrita, etc.

Disciplina. Para luchar contra las distracciones, ganar tiempo extra al dia y para desarrollar cualidades de liderazgo y motivación.

Fuerza de voluntad. Es el móvil fundamental para conseguir desarrollar todos los componentes y crecer a nivel personal.

Listas. Ayudan a la memoria, permiten acumular ideas, sirven de guía para programar actividades y atacar problemas.

Preparación. Prepárate todo lo debas hacer por anticipado, preparación es sinónimo de ensayo.

Prioridades. Decide el orden de prioridades, acostúmbrate a decidir que es urgente, que es importante, que es prioritario, que es rutinario y que es desechable.

Si pones en práctica hábilmente todo lo comentado, no necesitaras ser un superhombre para alcanzar todos tus objetivos y metas.

10.-El trabajo en equipo.

Todos deseamos la eficiencia, hemos visto cómo mejorarla a nivel de individuo, pero otra manera es centrándose en el equipo. Hoy en día prácticamente nadie trabaja en solitario o aislado, la consecución de resultados depende en gran medida de la capacidad de aunar y coordinar los esfuerzos de las personas que trabajan juntas.

Está muy bien tener expertos o figuras en cada área, pero si estos no son capaces de trabajar en equipo, su talento estará infrautilizado y frecuentemente desperdiciado. Hay claros ejemplos en el deporte, equipos con grandes estrellas que no consiguen los títulos deseados por no tener la combinación adecuada y no trabajar para el equipo.

Una de las claves es la participación efectiva de todas las personas que forman el equipo, para ello, es clave la participación del liderazgo de la empresa, es el líder quien tiene que motivar el trabajo en equipo e informar claramente a sus miembros que todos juntos deben crear los objetivos. Si es el equipo quien marca los objetivos, los harán suyos, se motivaran mucho más que cuando les sean impuestos. Independientemente de que la responsabilidad de la decisión final y la autoridad corresponde al líder del equipo.

El equipo debe ser una suma de conocimientos y habilidades individuales puestas a disposición de un objetivo común que logre la sinergia de todos ellos. Si en un equipo unos miembros se neutralizan unos a otros por intereses individuales el resultado será un fracaso.

Sin duda alguna la clave principal para que el trabajo en equipo triunfe y maximice su eficiencia, es la transparencia en las informaciones que cada miembro maneje, la sinceridad y el empleo de una crítica constructiva abierta en pro de las soluciones deseadas y el respeto personal y profesional entre sus miembros, en definitiva la confianza.

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