10 Idees per millorar la Gestió Directiva del dia a dia. 6

Dirigeix-te a tu mateix de forma més eficient i augmentaràs les possibilitats d'èxit. Mentalitza't, l'eficiència ha de alliberar no oprimirte, estadísticament les persones generalment molt creatives són també molt organitzades i aquesta habilitat s'adquireix fàcilment mitjançant tècniques i mètodes que milloren el rendiment.

1.-MILLORA LA CAPACITAT DE COMUNICACIÓ, tractem amb persones, dirigim, donem instruccions, recomanem, prenem decisions que impliquen persones sota la nostra responsabilitat, (Col · laboradors, clients i proveïdors). No estem sols. Comunicar de manera persuasiva significa donar-li tanta importància al que es diu com a la manera de dir-ho. Posa atenció als següents punts:

• Preocupa't per que els altres t'escoltin i no perquè et sentin.
• No parlis amb un to massa baix.
• Modula la Veu, no dormis als teus oients, Grava't i escolta't per millorar.
• Expressa entusiasme al teu exposició, eleva la veu de tant en tant en els missatges més importants.
• Preguntes de Fes relacionats amb l'exposició als socis TEUS ma meva de tant en tant per comprovar que vostè segueixi nacional.
• Utilitza frases curtes, pensa el que vas a dir i no parlis per parlar. No sobrecarregueu d'informació sense explicar clarament el que aquestes expressant, parlant de pressa.
• Parla clar, tingues en compte a qui tens davant i utilitza els tecnicismes imprescindibles.
• En converses delicades heu de tenir tacte i estar atent a les reaccions emocionals, has de tenir empatia i suggerir que et proposin solucions a estudiar.
• Presta atenció al llenguatge no verbal, el dels altres i el teu propi, que els teus gestos i postures siguin conformes a la conversa (En un altre article desenvoluparé aquest important tema).
• Sigues un bon oient i escolta activament, deixa que l'altra persona faci la seva exposició i no interrompis.
• Sigues pacient i atent amb qui et parla, potser no s'expressi tan bé com tu. Li demana que expliqui amablement alguna cosa en tu ha quedat clar, demostraràs interès.
• Practica i fes-te un expert en resumir en 3 frases els missatges que vols que arribin als altres.

2.-REUNIONS

Es calcula que al món se celebren uns 70 milions reunions diàries. En contra del que pensa la majoria de la gent, poques vegades es convoquen per prendre decisions i si per a exposicions d'habilitats, repartiment de treball i suport mutu dels participants, d'altra banda, freqüentment es produeixen enfrontaments i en moltes altres ocasions la gent és reticent a parlar, porque temen a las críticas o que desacrediten las nuevas ideas. Més endavant parlaré de com s'ha de fer un bon treball en equip, del qual tothom parla, però pocs s'apliquen en realitat. Ara, us donaré unes mínimes indicacions per treure més partit a les reunions o comitès de treball.

• Pensa que vols aconseguir particularment amb la teva intervenció, els teus fixa metes.
• Llegeix atentament l'ordre del dia i els documents base de la reunió. Busca informació addicional sobre allò que més t'interessi i prepara bé la intervenció.
• Analitza bé i assabenta't qui participarà en la reunió, intenta saber la seva predisposició cap als temes que t'afecten.
• Maneja amb intel · ligència les teves emocions per treure el màxim partit a la reunió. Si ets agressiu en una exposició (cosa infreqüent), adopta ràpidament un to conciliador amb qualsevol persona que respongui amb agressivitat, desarmar això al seu "adversari". Mostra't generalment moderat.
• Mantingues sempre l'entusiasme, si resisteixes una llarga reunió mantenint fresc el teu entusiasme, trobaràs el moment en què puguis introduir la teva idea clau i guanyar el teu objectiu.
• Tingues paciència, escolta la resta de persones, analitza qui està de part de qui, prepara el teu propi argument i tria el moment d'exposar-.
• Prepara't preguntes que puguin fer-te, prepara també les teves preguntes als altres, es astut. Determinades preguntes poden retardar decisions fins manejar més informació del tema que es tracti.
• Recorda que si entres a una reunió sense un objectiu personal, sortiràs de la mateixa sense cap èxit personal.

3.-L'art de vendre. Com deia Shakespeare, "Sé autènticament tu mateix", qualsevol client o persona a qui pretenguis vendre un argument que no et creguis el detectés ràpidament.

Ara bé, hi ha principis bàsics per adornar els teus talents naturals que ajuden a vendre.

• Aconsegueix que la gent vagi dient SI als teus exposicions i el teu fes el mateix en les rèpliques, a un NO és molt difícil donar-li la volta.
• No se t'acudeixi discutir o tenir una petita disputa amb algú a qui vols vendre alguna cosa, perdràs sempre.
• Encara que la adulació no condueix a res, emprada en petites dosis, amb tacte i intel · ligència ajuda a vendre molt, "Que hi farem", és així.
• Escolta al teu interlocutor amb la màxima atenció, els venedors experimentats saben que és més important escoltar tenir molta labia, aprèn a guiar la conversa perquè l'altre s'esplaï.
• Somriu, està comprovat psicològicament, un somriure natural pot convèncer.
• Recorda que el nom d'una persona, és per a ella el so més dolç i important del seu idioma, no ho oblidis.
• Demostra amb les teves paraules que coneixes el que "vens" i que tu mateix ho compraries, posant a l'altra banda de la conversa.
• Fes competitiu al teu producte o servei mostrant l'eficiència i rendibilitat que pot suposar la seva adquisició.

4.-La presa de decisions. Si hagués de resumir en una paraula les qualitats que fan a un bon director, diria que tot es redueix a la capacitat de decisió. Pots gestionar de meravella tots els recursos del món, recopilar tota la informació necessària, realitzar els millors plans estratègics, però al final cal actuar i decidir.

El millor sistema per prendre decisions importants invento Benjamin Franklin, fa uns dos-cents anys, l'anàlisi de "pros" i els "contres". Així de senzill, es tracta d'elaborar dues llistes enfrontades que no ocupin més d'un full.

Confecciona amb poques paraules cada pro i contra que pugui sorgir sobre la situació a analitzar. Ha de ser una llista sincera i realista, en una anàlisi incomplet per justificar la decisió d'auto-teu pres prèviament, per això no cal cap mètode.

Un cop acabada aquesta llista, podràs prendre una decisió que s'ajustés i justifiqués els teus objectius o fins determinats.

Algú va dir una vegada, "No hi ha major solitud, que la presa de decisió final d'un alt directiu responsable ".

5.-Gestiona eficientment el temps. Sembla increïble, però en solitari 20% del que fem al llarg del dia és realment productiu, el 80% és superflu per no dir una pèrdua de temps mal aprofitat.

Tots tenim uns hàbits i rutines diàries des que sona el despertador fins que tornem a ficar-nos al llit. A més excepte imprevistos, que també s'han de prevenir, sabem quina és l'agenda diària. No obstant això, si no planifiquem correctament els temps, el dia se'ns va, deixant temes oberts que es dilaten al llarg de la setmana.

Talla d'arrel amb aquesta improductivitat i marca temps per dedicar a cada tasca. Realitza un llistat amb les teves activitats ordinàries i proposa't tancar tots els temes pendents i enquistats en el temps. No et carreguis massa l'agenda, però intenta seguir rigorosament i no oblidis marcar intervals de petits descansos cada hora aprox.

Utilitza el teu valuós temps amb intel · ligència i no permetis que et pertorbin, trucades telefòniques, correus electrònics, reunions imprevistes no urgents, etc., etc. Cadascuna d'aquestes activitats ha de tenir el seu horari determinat i prefixat.

Marca't un temps per a cadascuna de les tasques diàries ineludibles i maneja tu el temps, no deixis que ell et manegi a tu, acabessis estressat i el que és pitjor amb la sensació de tenir massa coses pendents. Particularment prefereixo matinar, "Dues hores guanyades al dia són un tresor a la nit". D'altra banda, a les 7 AM poques vegades s'interromp amb Trucades les visites a la seva oficina. Pots llegir, escriure i planificar la resta del dia amb tranquil · litat i productivitat.

6.-Idees Generar un (paraules màgiques). Les idees no cauen del cel, Arquimedes, Einstein, Newton, tots ells portaven molt temps treballant, investigant i reflexionant fins a donar amb els seus famosos principis o fórmules. El mateix Thomas Edison va dir: "El geni és un 1% inspiració i un 99% transpiració ".

El sentit bàsic de qualsevol idea és, que doni resposta a una pregunta o demanda concreta. Per això, és importantíssim fer una anàlisi profunda del problema o qüestió, en moltes ocasions, una bona definició del problema porta a les preguntes correctes ia les solucions i idees adequades. Aquest és el primer acte creatiu, la definició del complex problema que cal solucionar.

Perquè al final sorgeixin les idees, planteja't l'enfocament amb perspectiva, sé precís en l'anàlisi i subdivídelo si cal, redúcelo la identificació de frases. Concreta la teva meta, aconsegueix totes les dades possibles i que siguin objectius. Es minuciós en la teva anàlisi i investigació i finalment elabora diverses solucions possibles. Treballant, treballant i treballant és com sorgeixen les idees.

7.-La cretividad. Una cosa diferent encara que relacionada és la creativitat. Hi ha moltes tècniques per estimular la creativitat i mereixeria un altre article a part. Jo et vaig a suggerir un parell, el pensament lateral i la caixa d'idees.

El cervell està dividit en dos hemisferis, l'esquerre realitza el pensament lògic vertical (funcions com matemàtiques, llenguatge, anàlisi, deducció, lògica, raonament etc.), el dret el pensament creatiu lateral (funcions com, imaginació, color, música, ritme, somni, etc.), si volem creativitat hem d'estimular la part dreta del cervell, com, amb el pensament lateral. Exemple:

El pensament vertical; tria, busca el que està bé, una cosa deriva directament a l'altra, se centra en la pertinència i es mou en les direccions probables.

El pensament lateral; canvia, busca el que és diferent, dóna salts premeditats sense enllaçar deduccions, rep de grat instruccions casuals, explora coses poc probables, creua les idees, dóna llibertat al pensament, es deixa influir per estímuls o idees externes, utilitza analogies.

La caixa d'idees, no és altra cosa que efectivament una caixa on es van introduint tot tipus d'idees trobades a l'atzar, articles, entrevistes, fotos, pensaments, treballs o presentacions xocants, que algun dia pot servir d'estímul per la seva originalitat. No es tracta de copiar res, es tracta d'utilitzar com a estímul generador de creativitat. Creu-me, senzill però efectiu.

8.-El Brainstorming. Què és i com es fa.

El primer seguidor va ser J. Geoffrey Rawlinson, el brainstorming és la pluja o tempesta d'idees, també definida com la presentació acrítica d'idees. És una forma d'aconseguir un gran nombre d'idees d'un grup de persones, en poc temps. El mateix Rawlinson va generar més de 1200 les idees, en tres hores per a un fabricant d'aliments gallines, una idea cada 11,3 segons. No es tracta que nosaltres entrem en llibre Guinness, però sí de saber utilitzar aquest fantàstic mètode de generar idees en les reunions oa títol individual.

Com es fa. Hi ha dos principis indispensables, no elaborar judicis crítics fins després de la generació d'idees, això permet elaborar més en poc temps, després ja es enjudicien i dos, la quantitat genera qualitat, com més idees, més probabilitats d'arribar a la millor solució.

Normes per a la pluja d'idees:

• La crítica destructiva és tabú. Les idees han d'acceptar o no, no han de jutjar ni fer que algun participant se senti ridícul (això seria el principal inhibidor de la creació).
• Benvinguda l'espontaneïtat, com més millor, es tracta d'inventar.
• Cercar combinacions i millores, a més de contribuir amb les seves pròpies idees, els participants poden millorar les d'altres i combinar dos dies que donin com a resultat una tercera.
• No detallar. Les idees s'expressen i es registren, no s'expliquen ni es defensen.
• No passar per alt el que és obvi. A veces lo más lógico y obvio es lo mejor y puede mejorarse.
• No tener miedo a repetir. Es normal repetir, recuerda no criticar.
• El objetivo es la cantidad. Cuantas más ideas se generen más posibilidades hay de hallar la correcta.
• EL tiempo dedicado debe ser 40 minutos máximo.

La criba y evaluación de las ideas. Una vez expuestas todas las ideas, debemos ser agiles para desechar las que no merezcan la pena ser estudiadas o analizadas y no perder el tiempo, para ello nos preguntaremos: ¿Es realmente nueva? ¿Es adecuada y práctica? A qui impliqués? A qui molestés? Quant costarà? Quant estalviés? ¿Necessitareu una avaluació més formal i treballar sobre ella? Si la teva idea passa per tot aquest tamís, defensa-amb entusiasme, probablement has tingut una idea brillant que serà un èxit per a tu i per la teva empresa.

9.-Els set components de l'eficiència personal

Hi ha set components que et permetran maximitzar les teves capacitats, el teu potencial i el teu èxit, dirigint-te a tu mateix i als altres de forma més eficient.

Anàlisi. Essencial per a prendre decisions, solucionar problemas, comunicarte, administrar el tiempo y estudiar a los demás.

Desarrollo. Desarrollar aquellas habilidades que puedes mejorar, comunicación personal, presentaciones, creatividad, técnicas de venta, comunicación escrita, etc.

Disciplina. Para luchar contra las distracciones, ganar tiempo extra al dia y para desarrollar cualidades de liderazgo y motivación.

Fuerza de voluntad. Es el móvil fundamental para conseguir desarrollar todos los componentes y crecer a nivel personal.

Listas. Ayudan a la memoria, permiten acumular ideas, sirven de guía para programar actividades y atacar problemas.

Preparación. Prepárate todo lo debas hacer por anticipado, preparación es sinónimo de ensayo.

Prioridades. Decide el orden de prioridades, acostúmbrate a decidir que es urgente, que es importante, que es prioritario, que es rutinario y que es desechable.

Si pones en práctica hábilmente todo lo comentado, no necesitaras ser un superhombre para alcanzar todos tus objetivos y metas.

10.-El treball en equip.

Tots desitgem l'eficiència, hem vist com millorar-la a nivell d'individu, però una altra manera és centrant-se en l'equip. Avui dia pràcticament ningú treballa en solitari o aïllat, la consecució de resultats depèn en gran mesura de la capacitat d'unir i coordinar els esforços de les persones que treballen juntes.

Està molt bé tenir experts o figures en cada àrea, però si aquests no són capaços de treballar en equip, el seu talent estarà infrautilitzat i freqüentment desaprofitat. Hi ha clars exemples en l'esport, equips amb grans estrelles que no aconsegueixen els títols desitjats per no tenir la combinació adequada i no treballar per a l'equip.

Una de les claus és la participació efectiva de todas las personas que forman el equipo, per això, es clave la participación del liderazgo de la empresa, es el líder quien tiene que motivar el trabajo en equipo e informar claramente a sus miembros que todos juntos deben crear los objetivos. Si es el equipo quien marca los objetivos, los harán suyos, se motivaran mucho más que cuando les sean impuestos. Independientemente de que la responsabilidad de la decisión final y la autoridad corresponde al líder del equipo.

El equipo debe ser una suma de conocimientos y habilidades individuales puestas a disposición de un objetivo común que logre la sinergia de todos ellos. Si en un equipo unos miembros se neutralizan unos a otros por intereses individuales el resultado será un fracaso.

Sin duda alguna la clave principal para que el trabajo en equipo triunfe y maximice su eficiencia, es la transparencia en las informaciones que cada miembro maneje, la sinceridad y el empleo de una crítica constructiva abierta en pro de las soluciones deseadas y el respeto personal y profesional entre sus miembros, en definitiva la confianza.

Si te ha gustado este articulo clica en me gusta y compártelo con tus contactos. También agradeceré tus comentarios.