Management 4

El Arte de Saber gestionar. Consejos de éxito probado para la Dirección y Administración de Empresas.

El concepto y la noción de gestión, se extiende hacia el conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. The management is also address the administration a company or a business.

What would be the basic goal of any management? In fact, best results the area, theme or work you're doing, that simple. And now you ask me: ¿Vale, and as I get it? What process should be followed to achieve my goals? The answer is…, following good planning and management. In this regard I will recommend you steps and principles that must go completing and all you will achieve your goals.

It is very important that you are clear about all that will explain. These steps will work for any type of organization, company or particular area you want to improve. (If you have any questions, no dudes en escribirme y responderé a tus inquietudes)

PRIMER PASO. Seguro que en más de una ocasión has leído eso de misión, visión y valores, en la empresa. ¿Y tú, sabrías definirlos en tu organización?. No se trata de una declaración de intenciones, se trata de una declaración que explique claramente, quienes sois, quienes queréis ser en un futuro y que valores y principios éticos son vuestra guía de actuación. Tanto clientes como con compañeros, sean directivos o empleados, deben tener claros estos conceptos, esto generará confianza. Dicho de otra manera, todos sabrán quien eres, donde quieres llegar y cómo quieres ser para llegar allí. Todo esto conformará tu MARCA.

The misión podrías definirla contestando preguntas como: ¿Qué hacemos?, ¿Cuál es nuestro negocio?, ¿A qué nos dedicamos?, ¿Cuál es nuestra razón de ser?, ¿Quiénes son nuestro público objetivo?, ¿Cuál es nuestro ámbito geográfico de acción?, ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?, ¿Qué nos diferencia de nuestros competidores?

The visión debe ser motivadora, alcanzable y realista. ¿Qué quiero lograr?, ¿Dónde quiero estar en el futuro?, ¿Para quién lo haré?, ¿Ampliaré mi zona de actuación?

The valores, son la base de la cultura y filosofía de vuestra organización, son principios éticos en los que creemos firmemente. The principios son reglas o normas que orientan la acción de las persones para hacerlas más humanas, más verdaderas y a la vez estimulan el crecimiento personal. ¿Cómo somos?, ¿En que creemos? Ejemplos de valores:

Respect. En toda acción e intención, en todo fin y en todo medio, trata siempre a cada uno – a ti mismo y a los demás- con el respeto que le corresponde por su dignidad y valor como persona.

Integrity. Compórtate en todo momento con la honestidad de un auténtico profesional, tomando todas tus decisiones con el respeto que te debes a ti mismo. Te harás merecedor de la confianza de los demás como buen profesional.

Utilidad y eficiencia. Elige siempre aquella actuación que produzca el mayor beneficio para el mayor número de personas.

Aplica estas pautas en tu propia definición sobre la misión, visión y valores de tu empresa u organización.

SEGUNDO PASO. La estrategia. Namely, el conjunto de líneas y de trazados de los pasos que se deben llevar a cabo, teniendo en cuenta factores como el mercado o el cliente, consolidando las acciones y haciéndolas efectivas. Te presento un buen ejemplo de 8 puntos a desarrollar en el Plan Estratégico:

El punto y objetivo de partida es crear un modelo de organización basado en la confianza, el liderazgo, la comunicación, la participación, la integración, la flexibilidad y el trabajo en equipo.

1.- Objetivos del marco Estratégico:

• Aumentar la cifra de negocio un % en un periodo de X años.
• Situar el beneficio neto de la empresa en un % sobre las ventas.
• Profesionalizar y situar la empresa entre las primeras de su sector.

2.- Análisis de Situación Externa e Interna y Tendencias:

Utiliza la matriz de análisis DAFO. Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades. In each of these 4 paragraphs will make a list of the main factors that we can exploit and enhance.

External Developments. Customer behavior, competition, market changes, technology, economy, etc.. Careful because they are uncontrollable by the company. Opportunities, They represent an opportunity to improve the company and which can be exploited. Threats, They may endanger the survival of the company. (Competition, legislation, changing habits in the market). Detects threats and turn them into opportunities.

Internal situation. Financing, marketing, produce, organization, etc..

Strengths. What advantages we have over the competition?, What we are specialists? What we have low-cost resources available?, What are our strengths in product, service, distribution or brand?

Weaknesses. Do we have products that differentiate us from the rest?, What our customers perceive as weaknesses?, What can we improve?, What prevents us buy?, Do we lack funding?

3.- Commercial Performance axes.

• Sales techniques and potential vendors that we have.
• Portfolio of attractive products and with the client identify their needs.
• Deep knowledge and capabilities of our products by the commercial.
• Figure contemplate indirect sales.

4.- Global Strategic Axes.

• Financial plan without negative impacts on the company.
• Increase the value of the company on an ongoing basis.
• Grow profitably.
• Reduce Costs.
• Desarrollar y actualizar permanentemente los sistemas de información para la gestión.
• Dotar e implantar una estructura de personas óptima para crecer de forma rentable y sostenible en el tiempo.
• Desarrollar un Plan Empresa Vivo a 3/5 years old.
• Desarrollar Planes de Formación y reciclaje Anuales.
• Motivar y fidelizar a todas las personas que forman nuestra organización.
• Mejora continua en procesos.

5.- Estrategia con los Clientes.

• Implantar una cultura de orientación al cliente.
• Conocer profundamente al cliente.
• Aumentar la relación con el cliente.
• Conocer especialmente sus necesidades y problemas.
• Mejorar la satisfacción del cliente.
• Fidelizar y desarrollar nuevas posibilidades con nuestros clientes.
• Generar confianza.

6.- Fuentes de Crecimiento.

Aquí también necesitaras realizar 2 listados, uno interno y otro externo. Example:

Interno. Nuevos clientes, Actuales, Nuevos servicios, Mayor eficiencia presupuestaria, Nuevos productos con valor añadido, Nuevas Tecnologías, Optimización de la Mano de Obra, etc..

Externo. Adquisiciones, Alianzas Estratégicas, Nuevos Mercados, Externalizaciones, venta indirecta, etc..

7.- Cuadro de Cifras de Previsión Financiera con objetivos realistas a 5 años vista.

Esto te ayudará a visualizar tus objetivos y metas, a la vez que te mostrará las desviaciones de los mismos.

Implementa un cuadro simple, de fácil lectura, que como mínimo indique para cada año: La cifra de ventas, el Margen Bruto, el Ebitda, el Bai y el Beneficio Neto. A partir del 2º año coloca debajo de cada cifra su % correspondiente al aumento o disminución respecto al año anterior. (Si el % es negativo aplica soluciones urgentes).

8.- Claves de éxito.

Entre otras posibles, estas pueden ser: Productos que abran puertas por su rentabilidad, buena gestión, optimizar recursos financieros y humanos, I D I, colaboraciones estratégicas, especialización en un sector o línea de negocio y confianza en las personas que forman tu organización.

TERCER PASO. La cultura, o lo que es lo mismo el grupo de acciones para promover los valores de la empresa en cuestión, para fortalecer la misma, para recompensar los logros alcanzados y para poder tomar las decisiones adecuadas.

14 puntos considerados como básicos para conseguir la transformación necesaria de la empresa, aplica los que se ajusten a tus necesidades. Estos principios resultan útiles en cualquier nación, tipo de empresa de fabricación o de servicios grande o pequeña e incluso para una división de una empresa u organización.

1.- Crear constancia para mejorar el producto y servicio, con el objetivo de ser competitivos, mantenerse en el negocio por medio de la innovación, la investigación, la mejora continua y el mantenimiento. Este primer principio es válido y lo seguirá siendo de por vida, pues la mejora en productos y servicios nunca acabará. Se dice, que hoy día la I D ya se ha convertido en I D I, Investigar, Desarrollar e Innovar de forma permanente.

2.- Adoptar una nueva filosofía. Hoy día se tolera demasiado la mano de obra deficiente y el servicio poco atento con el cliente. Necesitamos una nueva religión en la cual los errores continuados y el negativismo resulten inaceptables, ya que en el fondo, esconden costes ocultos contenidos en los reprocesos y estos se destacan en el cálculo de los costes totales de la calidad. La mejora continua del trabajo global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.

3.- Dejar de depender de la inspección y el control en masa. La calidad NO proviene de la inspección, sino de la mejora del proceso. La inspección NUNCA se elimina, simplemente se hace innecesaria, lo cual se logra por el crecimiento profesional del personal, y por el control de sus procesos mediante gráficas de control.

4.- Acabar con la práctica de hacer negocios teniendo como base únicamente al precio. Los departamentos de compras suelen funcionar siguiendo la orden de buscar al proveedor de menor precio. El coste de un producto no es el precio de compra sino el precio de uso. Estudia la rentabilidad y coste de los productos. Hay dos cosas importantísimas en cualquier negocio: Saber COMPRAR y Saber VENDER.

5.- Mejorar constantemente y siempre el sistema y metodología de producción y servicio. La mejora y el proceso no es un esfuerzo que se realiza una sola vez, siempre ha de ser tratada como un ente vivo que debe evolucionar. How?, mediante el uso de la política de calidad, objetivos de la calidad, resultados de las auditorías, análisis de datos, acciones correctoras y preventivas y la revisión por la dirección. Es muy duro conseguir un producto o servicio de máxima calidad, pero cuando lo consigues y te posicionas en el mercado, prácticamente se vende solo, y son tus propios clientes quien mejor lo publicitan.

6.- Implantar la formación. Capacitar permanente a trabajadores y supervisores en sus propios procesos. La organización debe asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo éstas contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.

7.- Adoptar e implantar el liderazgo. La tarea del supervisor no es decirle a su personal qué hacer, ni amenazarla ni castigarla, sino dirigirla. Dirigir supone ayudar al personal a hacer un mejor trabajo y aprender mediante métodos objetivos quién necesita ayuda individual. Desarrollar líderes a todos los niveles es obligación del líder superior, eliminando el temor, a veces tan extendido de que si son mejores terminarán echándole a él. Los líderes son la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un adecuado ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a implicarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización. El éxito de un líder es el éxito de sus subordinados.

8.- Acabar con el miedo. Muchos empleados temen hacer preguntas o asumir una posición, aun cuando no comprendan cuál es su trabajo, ni qué está saliendo bien o mal, therefore, seguirán haciendo las cosas mal o sencillamente no las harán. Las pérdidas económicas a causa del temor son terribles. To ensure better quality and more productivity is necessary for people to feel safe. We must facilitate interpersonal communication.

9.- Break down barriers between departments. Often departments or business units “competition” each other or have goals that collide. They do not work as a team to solve or anticipate their problems, and worse, achieving goals of a department can cause problems for other. Lo importante es la empresa y no un departamento en concreto, debe existir absoluta comunicación interdepartamental y así sumar y no restar resultados globales. Es fundamental el trabajo en equipo. Cualquier departamento será más fuerte con la ayuda y experiencia de los otros.

10.- Mejorar la inversión en hacer estudios profundos de los procesos y en conocer las necesidades reales de los clientes. Algunas empresas certificadas bajo ISO 9001, abusan de la palabra ISO, como si esto fuera lo realmente importante, olvidándose de la mejora continua de la calidad en procesos producción y servicios. La teoría sin la práctica no sirve de nada.

11.- Eliminar los objetivos numéricos para la dirección. Las cuotas solamente tienen en cuenta los números, no la calidad ni los métodos. Generalmente son una garantía de ineficiencia y alto costo. La persona, por conservar el empleo, cumple la cuota a cualquier costo, sin tener en cuenta el perjuicio de imagen para su empresa. Se alcanzan las metas y nadie analiza por qué; no se alcanzan y tampoco se analiza, se amonesta, en el siguiente mes se alcanzan para luego caer de nuevo. Una nueva meta sin un nuevo método no cambia el proceso. Los premios y castigos no mejoran procesos.

12.- Eliminar las barreras que privan a la personas de estar orgullosas de su trabajo. La gente desea hacer un buen trabajo y le mortifica no poder hacerlo. Con mucha frecuencia, los supervisores mal orientados, los equipos defectuosos y los materiales imperfectos obstaculizan un buen trabajo. Es preciso superar esas barreras o desmotivaremos al empleado. Las personas no cometen errores a propósito, actúan dentro de lo que el sistema les permite, el fallo está en el sistema, no en las personas. Fallos en la selección, en la inducción, en la formación, en el hecho de reconocer los logros, en estudiar las causas del fallo, en la ausencia de procesos de mejora continua. Algunas personas con la sana intención de democratizar las empresas quieren involucrar a los empleados en la definición de la Misión y Visión de la empresa, pero no están dispuestos a escuchar sugerencias en la mejora de sus propios procesos. La participación es la forma de hacer más valiosa a una persona.

13.- Estimular la educación y la automejora en todo el personal. Both management and workforce will be formed in the new methods, including teamwork and statistical techniques. This principle is a complement number 6 on training. This it is referred to what is known as “Training and Skills Development”, lo cual depende de la visión de la empresa, de los objetivos para alcanzarla, de las nuevas formas de poder competir, de los nuevos procesos a desarrollar, de los nuevos comportamientos del personal a todos los niveles, en resumen, del cambio cultural que la empresa requiere.

14.- Actuar para lograr la transformación. Para llevar a cabo la misión de la calidad, se necesitará un grupo especial de la alta dirección con un plan de acción. Los trabajadores no pueden hacerlo solos, y los directivos tampoco. La transformación no llega sola, la dirección debe tomar la decisión de querer hacerlo. Para lograr la transformación debe suceder algo más que llamar al consultor, y nombrar al “representante de la gerencia”, significa comprometerse y ser ejemplo. El mejor consultor nunca sustituye a un mal gerente.

CUARTO PASO. La ejecución. Que consiste en la toma de decisiones.

Para tomar una decisión, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución. En algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para estos casos, es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema.

¿Cómo generar información e ideas que faciliten una decisión?. Para generar gran cantidad de opciones es necesaria creatividad. Existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas (Brainstorming).

Muchas empresas se apoyan en los resultados de las tormentas de ideas, además del habitual estudio de mercado, a la hora de tomar decisiones estratégicas. Es por esto que cada vez están surgiendo más programas software y herramientas vía Internet que permiten a las empresas realizar sesiones de lluvia de ideas con sus empleados, clientes o con el público en general.

Otra técnica. The Feedback (feedback). Evaluación de los resultados obtenidos, el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intención de recabar información, individually or collectively, to try to improve the functioning of an organization or any group of human beings. For continuous improvement possible, feedback must be multidirectional, namely, both peer and hierarchical ladder, where it should work both ways, top-down and bottom-up.

Personally I have had the opportunity to apply this methodology with good results, I hope you will also help you clarify certain concepts or sometimes are explained in a way too technical.